Lorsqu’une facture reste impayée, il est essentiel d’adopter une procédure de relance structurée pour tenter de récupérer les fonds dus. L’implémentation d’un protocole de relance efficace permet de suivre un ensemble d’étapes clairement définies afin d’augmenter les possibilités de recouvrement de la dette. Dans cet article, il s’agira de présenter un schéma simplifié de procédure de relance.
Procédure de relance : qu’est-ce que c’est ?
Aujourd’hui, à l’ère de la digitalisation, il est tout à fait possible de suivre le schéma d’une procédure de relance en ligne. Cela est notamment réalisable via Cashontime.com. Cashontime.com fait en effet référence au site du logiciel CashOnTime. Ce logiciel de recouvrement offre une interface unique où vous pouvez centraliser et regrouper toutes les informations relatives à vos clients (encours échus ou non, délais de paiement accordés, qualité de paiement, notation interne, etc.) ainsi que les données économiques et financières de vos partenaires.
Il convient de préciser qu’un protocole de recouvrement élaboré par les services compétents avec la contribution du responsable marketing pour une facture non réglée vise à communiquer avec le client de manière professionnelle et persuasive, tout en respectant les règlementations légales en vigueur. En suivant ce schéma, les créanciers peuvent :
- Gérer les factures impayées de manière organisée ;
- Maximiser leurs chances de récupération des paiements ;
- Maintenir une relation commerciale saine entre les parties concernées.
Quelle méthode de relance pour recouvrer une facture impayée ?
Chaque entreprise avec ses règlementations légales et pratiques. Ainsi, remarquons que les étapes et les délais d’une procédure de relance sont susceptibles de varier d’une entreprise à l’autre en fonction de ces éléments. Néanmoins, il y a quelques étapes courantes dans le schéma d’une procédure de relance pour une facture impayée.
Guide pour une procédure de relance efficace en cas de facture impayée
En général, une procédure de relance pour une facture impayée suit un schéma comprenant plusieurs étapes clés.
L’envoi de la facture
Dans un premier temps, envoyez la facture au client selon les modalités convenues, en veillant à ce que toutes les mentions obligatoires y figurent.
Date d’échéance dépassée
Lorsque la date d’échéance est dépassée sans réception du paiement, cela marque le début de la procédure de relance.
Premier rappel amical
Envoyez un premier rappel amical au client pour lui rappeler la facture impayée et lui accorder le bénéfice du doute. Vous pouvez le contacter par téléphone, par courrier électronique ou par courrier postal.
Rappel formel
En cas d’échec du premier rappel, il est recommandé d’envoyer un rappel formel qui précise de manière explicite le montant impayé, la date limite de paiement et les conséquences en cas de non-paiement. Il convient également de mentionner les éventuels frais ou intérêts supplémentaires.
Relances régulières
Si le paiement reste en souffrance, continuez à envoyer des relances régulières, en augmentant éventuellement le ton et l’urgence dans vos communications. Soyez professionnel, mais ferme dans vos demandes de paiement.
Communication directe
Si les relances écrites ne donnent aucun résultat, envisagez de contacter directement le client par téléphone pour discuter de la situation, résoudre les éventuels problèmes et trouver des solutions de paiement.
Proposition d’arrangement
Si votre client est dans une impasse financière, il est possible d’envisager une proposition d’échéancier de paiement ou de négocier un règlement à l’amiable afin de trouver une solution à la situation.
Dernier avertissement
Si toutes les tentatives précédentes n’ont pas abouti, envoyez un dernier avertissement formel, mentionnant clairement les mesures légales qui pourraient être prises en cas de retard de paiement aux dates d’échéances prévues.
Recours aux voies légales
En dernier recours, si le client ne réagit toujours pas et que la facture impayée est importante, vous pouvez envisager des mesures légales. À ce niveau, vous pourrez vous faire accompagner d’un avocat ou opter pour un recouvrement de créances.
Voici donc les grandes étapes d’une procédure de relance standard pour une facture impayée. La communication ouverte et la recherche de solutions amiables sont souhaitables en ce sens qu’elles aident à résoudre les problèmes de paiement sans recourir à des mesures plus extrêmes.
